Es cierre de mes más en tu trabajo remoto, y debes entregar el reporte semestral de resultados antes del fin de día. Un miembro de tu equipo posee información esencial, pero el sistema está caído. Aunque la entrega es urgente, aún cuentas con tiempo hasta las 5 PM.
Decides contactar a tu colega de manera educada para solicitar la información. Abres la aplicación de chat de la empresa (que en el mejor de los casos no es WhatsApp) y escribes: “Hola, ¿cómo estás?”. Tu colega, también bajo presión y lidiando con distracciones en casa, recibe el mensaje, pero no puede responder de inmediato.
A las 4:45 PM, tu colega finalmente responde: “bien, ¿y tú?”. Faltan solo 15 minutos para la hora límite y le pides el reporte de gastos mensual, mencionando que el sistema está caído. Sin embargo, antes de enviar el mensaje, ves que tu colega se ha desconectado, creyendo que solo querías saludar.
Ahora el reporte de resultados deberá esperar hasta el lunes. Misión fallida.
La cordialidad sí tiene un lugar en el trabajo remoto
En una organización es importante mantener una base de decencia al momento de comunicarnos con nuestros colegas y que nos llevemos bien entre todos (o por lo menos nos toleremos), ya que, después de todo, muchas veces pasamos más tiempo con la gente con la que trabajamos que con nuestras mismas familias. O por lo menos esa ese la realidad a la que muchos estaban acostumbrados en Los Tiempos Antiguos (antes del 2020, para ser concretos), cuando sí era viable y no un riesgo mortal estar en una oficina con más personas.
Hoy en día, las circunstancias mundiales han obligado a las empresas a voltear a ver el trabajo remoto no solamente como una opción viable, sino como la única herramienta a través de la cual asegurar su supervivencia. Desafortunadamente, los miles de organizaciones que han recurrido al trabajo remoto recientemente, no estaban preparadas culturalmente para hacer el cambio sin que hubiera repercusiones en la productividad percibida de los equipos afectados.
Con este cambio tan vertiginoso de modalidad de trabajo, es natural que todos estemos buscando maneras de tener un sentido de normalidad y de preservar aquellas prácticas que en la oficina nos funcionaban tan bien para mantener una base de cordialidad que funcionara. Pero lo peor que podemos hacer en circunstancias excepcionales es intentar lidiar con ellas desde perspectivas habituales.
El “pasar a ver si estabas en tu oficina” se convirtió en que nos instalaran programas que toman capturas de pantalla cada 5 minutos. El “checar la entrada” se convirtió en hacer que compartiéramos nuestra ubicación en tiempo real en el grupo de WhatsApp de la empresa. El “acercarse a preguntarte algo de rápido” se convirtió en, lo adivinaste, preguntar por chat cómo estamos.
Insostenible.
Circunstancias excepcionales requieren perspectivas excepcionales
Y la perspectiva excepcional que te quiero compartir hoy es la siguiente: En el ambiente de trabajo está bien si no saludas y simplemente pides lo que necesitas de la otra persona.
Que quede claro que esto no es una invitación a ser descortés. Más bien es una invitación a entender que cuando se trabaja de manera remota, cada quien está lidiando con su trabajo además de con su entorno.
Una de las ventajas de trabajar en una oficina es el espacio controlado específicamente diseñado para que la organización sea eficiente, pero ese beneficio se esfumó cuando se nos requirió que nos quedáramos en nuestras casas. Es muy probable que la persona con la que te estás intentando comunicar esté trabajando desde su cuarto, donde en el mejor de los casos está solo o sola mientras su familia está en otra habitación. Te dejaré la tarea de imaginarte la situación para los padres de familia que además de trabajar desde casa, deben de asegurarse de que sus hijos estén atendidos, estudiando, o entretenidos.
Cómo ser eficiente sin ser descortés
Es una de mis creencias que cualquier organización a la cual valga la pena pertenecer debe de tener arraigada en su cultura el principio de que el colaborador no es su trabajo, lo que significa que cuando se esté comunicando retroalimentación de manera sucinta, la misma debe de ser tomada a valor nominal.
Este mismo principio creo que aplica para la colaboración del día a día. Creo que debería de ser más común y socialmente aceptable, dentro de un contexto de trabajo profesional, simplemente pedir lo que se necesita de la otra persona sin la necesidad de pasar por las formalidades sociales a las que estamos acostumbrados.
Puedo preguntar cómo está mi colega, esperar unas cuantas horas, que posiblemente sean críticas, para saber que está en línea (lo que realmente me importa) y por fin cuando me conteste que está bien hacerle la pregunta.
O puedo ser profesional, responsable, y eficiente en un único mensaje:
¿En cuanto tengas oportunidad me podrías enviar el reporte de gastos del mes de octubre hasta el cierre? El sistema ha estado caído desde ayer y necesito el dato para enviar el reporte de resultados general antes de que termine el día de hoy. ¡Gracias!
Si alguien se ofende por ese mensaje, creo que hay problemas más serios por los que deberías de estarte preocupando en tu relación con ese colaborador, que una cuestión de si eres cordial o no.
Si es parte de tu naturaleza ser cordial y simplemente no lo puedes evitar, agrega un “buenos días/tardes/noches” al inicio, y ya está:
Buenas noches, ¿en cuanto tengas oportunidad me podrías enviar el reporte de gastos del mes de octubre hasta el cierre? El sistema ha estado caído desde ayer y necesito el dato para enviar el reporte de resultados general antes de que termine el día de hoy. ¡Gracias!
La belleza de la estructura del mensaje anterior es que:
- No estoy siendo descortés
- Explico con detalle lo que quiero
- Comunico por qué lo necesito
- Recalco el sentido de urgencia, y cuándo lo necesito
La persona que lea ese mensaje tiene todos los datos necesarios para que el siguiente mensaje que yo vea de él o ella sea en el que me envía la información que yo necesito.
Cómo decirle a un colega que está bien si no saluda
Si en tu organización eres la persona que recibe saludos y estás consciente que no es una manera ideal de trabajar, pero no sabes cómo decirles que no es necesario que te saluden antes de pedirte lo que necesitan de ti, te tengo una solución. De hecho, te tengo tres posibles soluciones.
La primera es que copies y le mandes este texto:
¡Hola! Bien, gracias, ¿y tú? Oye, te quería comentar que no es necesario que me preguntes cómo estoy cuando necesites pedirme algo de trabajo. De verdad siéntete con la confianza de solamente hacer la pregunta y decirme cómo te puedo apoyar, y así cuando tenga oportunidad de contestarte te tendré la respuesta para desbloquearte.
Si sientes muy seca esa respuesta, agrega lo siguiente:
Ya sabes que cuando quieras nos ponemos de acuerdo para platicar y ponernos al día. Te dejo mi número de teléfono: INSERTA TU NÚMERO DE TELÉFONO AQUÍ
Toma en cuenta que estas respuestas son bastante genéricas y puede que no sean las más apropiadas en tu situación en particular; tómalas como un punto de partida. Puedes redactar tu propia respuesta, de acuerdo a la relación que tengas con la persona en cuestión, pero asegúrate de comunicar el mensaje de manera adecuada.
La segunda es una página de internet que puedes publicar en el chat general de tu empresa como algo que te encontraste en internet: sinsaludar.me. Escribí ese contenido como un recurso que puedes usar para compartir este conocimiento de manera indirecta si no quieres verte como el aguafiestas de tu empresa. Úsalo a discreción, y compártelo libremente.
La tercera es YaPídemeElMalditoFavor.com. También úsala a discreción, y con gente de confianza.
Conclusiones
La cultura de la empresa influye en cada uno de los procesos internos, incluido el de colaboración entre el personal. Desafortunadamente, muchos de los déficits de cultura laboral no son apreciables hasta mucho tiempo después cuando los resultados en números duros comienzan a ser menores de los ideales.
La forma en como nos comunicamos con nuestros colaboradores impacta de manera directa en los resultados que tenemos como empresa. Y aunque muchas personas puedan considerar la cordialidad una propiedad inviolable de la colaboración dentro de una organización, siempre debemos de tener bien claras las prioridades y poner en perspectiva cómo es que la organización reconocerá nuestro valor dentro de la misma: por qué tan bien nos llevamos entre nosotros, o por qué tan eficientes somos colaborando entre nosotros.
La próxima vez que un colega tuyo tenga información importante, y necesites preparar un reporte mensual, reparar una base de datos, o firmar un contrato antes de que termine el día, te invito a ser profesional, responsable, y eficiente, y pregunta por lo que necesites de tu colega siguiendo las siguientes 4 reglas:
- No seas descortés
- Explica con detalle lo que quieres
- Comunica por qué lo necesitas
- Recalca el sentido de urgencia, y cuándo lo necesitas
Tanto un calendario como un to-do list son piezas integrales de un sistema de productividad. Como tales, no son exclusivas, y por el contrario, funcionan excelentemente cuando se usan en conjunto.