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Evita frustrar aún más a tus usuarios con tu documentación

Escribir documentación es una de las habilidades más importantes de un desarrollador.

JustSimply.dev:

Si alguien ha llegado a buscar algo que has escrito en Google, significa que está atascado. Estar atascado puede ser frustrante y molesto. Así que trata de no hacer que se sienta peor diciéndole lo fácil que debería ser encontrar lo que busca. Esto puede obstaculizar su capacidad para aprender lo que quieres que aprenda.

Es probable que tengas la tentación de que al escribir documentación sobre tus proyectos, quieras usar palabras como “sencillo”, “fácil”, “simplemente”, “nada más”.

Se entiende. Lo que quieres es contarle a tu usuario lo mucho que estás haciendo por él o ella, resaltando lo poco que tienen que hacer para resolver su problema ahora que va a utilizar tu solución.

Desafortunadamente, con lo que tu lector se va a quedar es con un sentimiento de frustración e insuficiencia, pues en lo que ha estado atorado todo este tiempo, resulta ser “fácil” de resolver.

Tenemos que ser más cuidadosos y compasivos al momento de escribir documentación. Si alguien la está consultando, es porque quiere aprender algo más. Lo menos que podemos hacer es procurar que las personas que nos leen no se queden con la idea de que, dhu, lo que estás buscando es OBVIO.

GitHub Copilot ahora disponible de manera general

Hace un par de días, GitHub anunció que Copilot está ahora disponible de manera general.

Cualquier persona, hoy puede pagar $10 USD mensualmente por un compañero de pair programming creado con inteligencia artificial.

Buen momento para recordar lo que escribí hace casi exactamente un año:

Con el aspecto técnico resuelto (parcialmente) por inteligencias artificiales, las discusiones técnicas dejarán de ser la parte más importante del desarrollo. Los “programadores” ahora se dedicarán a tener discusiones sobre la ética y seguridad del código generado por la computadora. Las tareas técnicas serán resueltas, en su mayoría, gracias a la ley de Moore. Desarrollar software ya no se tratará de programar.

Aún habrá trabajos para escribir código, pero requerirán una alta especialización. Las personas que sigan escribiendo código lo harán para crear la infraestructura que soportará al resto del ecosistema: compiladores, IA, generadores de código, redes, etc.

Si estás en la industria del software y piensas que tu único trabajo es programar, heads up. Le acaban de poner fecha de caducidad a tu carrera. Y tienes de dos: o te pones a refinar tus soft skills, o comienzas a especializarte en tecnologías fundamentales.

Demuestra por qué no se debería de implementar la propuesta

Subhro Saha comparte en su blog la siguiente idea: cuando muestres una propuesta para hacer algo nuevo, asegúrate de incluir el por qué no se debería de implementar en primer lugar.

El argumento es que al enfocarte únicamente en lo que podría salir bien, y los beneficios que podría traer la implementación de tu idea, te estás cegando a lo que podría salir mal. Al hacer el ejercicio de complementar tu propuesta con algún argumento de por qué lo que estás proponiendo sería una mala idea, tu propuesta se vuelve mucho más completa.

Subhro comenta:

El objetivo debería de ser presentar el argumento de “hombre de acero” — eso es, presentar las razones más interesantes del por qué no se debería de hacer algo.

En mis equipos de ingeniería promuevo crear RFCs para coordinarnos y definir el panorama de los proyectos en los que trabajamos. Una de las secciones más importantes del RFC para mí es la de “Implicaciones y puntos ciegos” de la propuesta. En esta sección, la tarea del autor es listar los efectos secundarios y cambios necesarios que deberían de ocurrir en la organización una vez que los cambios sean introducidos, así como cualquier punto ciego del que se tenga consciencia.

En el pasado, es justamente en esta sección donde nos hemos dado cuenta de que no solamente deberíamos implementar la solución propuesta, sino que deberíamos hacerlo rápido.

Tu tarea: procura complementar tus propuestas con argumentos en contra de ellas. Aunque suene contraproducente, hacer esto te ayudará a hacer propuestas más completas y con menos puntos ciegos y efectos secundarios indeseados.

El trabajo asíncrono es más tardado, pero produce mejores resultados

El principal factor que desmotiva a algunos líderes de intentar el trabajo asíncrono, dicen, es que “es más tardado.”

Está codificado en nuestro ADN preferir resultados inmediatos. Si bien no podemos cambiarlo, sí podemos desarrollar la consciencia necesaria para entender que las personas (y por ende, organizaciones) que están dispuestas a demorar la gratificación inmediata, tienden a tener menos problemas, son más estables y gozan de mayor éxito.

Tomemos como ejemplo la imagen clásica que se usa para intentar comunicar la diferencia entre el trabajo duro y el trabajo inteligente.

Imagen usualmente usada para representar la diferencia entre trabajo duro y trabajo inteligente.

Observa cómo ambas soluciones aparentan resolver el problema de una manera u otra — pero ninguna de manera sostenible. Los que trabajan duro llegan tarde, cansados y probablemente no van a querer hacerlo de nuevo, mientras que el otro llegó con una esfera cuando le pidieron un cubo.

Una cultura de trabajo asíncrona les habría permitido considerar de manera consciente sus opciones. Darse cuenta de que empujar el cubo no es viable si quieren seguir trabajando ahí, y que llegar con una esfera tampoco lo es porque lo que les pidieron fueron cubos. Probablemente, un equipo trabajando de manera asíncrona, con todo lo que eso significa, habría llegado a la conclusión de que para llevar cubos de un lugar a otro, la mejor opción es rentar una camioneta que lo haga.

Sí, el trabajo asíncrono es un poco más tardado. Porque te pide disciplina, orden y que consideres cuidadosamente, a consciencia, las implicaciones de tus decisiones.

Sí, el trabajo asíncrono puede ser un poco más caro. Porque hace mucho más que apagar síntomas de los problemas.

El trabajo síncrono e inmediato subsana síntomas. El trabajo asíncrono y a conciencia resuelve problemas de raíz.

Por qué hacer over-engineering

Luis Lira, escribiendo en su nuevo blog:

Over Engineering es cuando nos gusta complicarnos la vida, algo como ser masoquistas, pero programando. Cuando estamos creando un proyecto y queremos sufrir por voluntad propia porque para un problema sencillo usamos una solución compleja. De hecho, este sitio es una muestra de eso.

En mi pueblo hay un dicho: salió más caro el caldo que las albóndigas.

Continúa:

Este Portafolio/Blog que hice aproximadamente en 10 días — aunque aún le falten cosas — pude haberlo hecho en unas horas y solo con unos cuantos clics, comandos en una consola o simplemente pagando una suscripción en algún sitio que me diera todo esto listo.

En vez de irse por la solución “integrada”, Luis decidió experimentar ensamblando su blog manualmente.

Se dice que algo está over-engineered (o diseñado de más) cuando la solución tiene cuesta más (tiempo, recursos, esfuerzo) que el problema mismo. Pero existe una distinción importante que me gustaría recalcar: construir algo desde cero cuando existe ya un paquete que resuelve el problema no es hacer over-engineering.

El término over-engineering es inherentemente negativo. Expresa que el diseño de tu solución está over, o de más. Es inútil, extra. Te lo pudiste haber ahorrado.

Lo que está haciendo Luis es algo sumamente positivo: tomar un problema que pudo haber resuelto con unos cuantos clics, desmenuzarlo y explorar creando una solución que se adapte exactamente a lo que él quería. Eso no es over-engineering, eso es engineering. 

A través de este ejercicio, Luis no solamente está aprendiendo y explorando nuevas herramientas de desarrollo, sino que está razonando un dominio de problema al que no estaba expuesto anteriormente. Este razonamiento seguramente le ayudará a comprender mucho mejor 1) la complejidad real del problema, y 2) la toma de decisiones que juegan un papel importante en hacer que WordPress, Ghost, Tumblr, etc., sean exitosos.

Eso es verdadero aprendizaje.

La cultura de desarrollo de software actual empuja a las personas a creer que entender las premisas básicas de los problemas que resuelven es algo negativo. ¿Para qué invertir tiempo en eso, si ya hay un paquete de JavaScript que lo resuelve? Sin embargo, es refrescante ver que aún hay personas que intentan comprender el problema antes de obviar el entendimiento del mismo y correr a implementar soluciones sin fundamentos.

La barra de progreso de Gmail no es real: ¿por qué?

En smitop:

Un poco de investigación revela que la barra de carga de Gmail no es una barra de carga en absoluto! De hecho, el progreso que se muestra es controlado por una animación de CSS que hace que inicie lento, y luego se quede quieta hasta que Gmail termina de cargar. Esto vence el propósito de una barra de carga: dar un estimado del progreso, no llenarse de manera arbitraria.

Este tipo de problemas es donde muchos programadores pueden “meter el pie”. El impulso inicial de las personas técnicas es hacer las cosas técnicamente correctas, aunque no agreguen tanto valor al producto final o aporten a mejorar la experiencia del usuario.

Tomando en cuenta el caso de uso más obvio de una barra de progreso, comunicar progreso, ¿qué debería hacer Gmail para ofrecer información técnicamente correcta? Sin lujo de detalle, y vagamente en el orden adecuado:

  1. Analizar la velocidad de conexión actual
  2. Analizar el tamaño del bundle de JavaScript que hay que cargar desde el servidor
  3. Hacer un cálculo de la transferencia de los datos de manera continua, tomando en cuenta fluctuaciones en la velocidad de la conexión.

Suena relativamente sencillo; son pocos pasos. Pero toma en cuenta a) la escala a la que opera Gmail, y b) el objetivo real de presentar una barra de navegación, que es darle seguridad a tu usuario de que estás haciendo algo. Considera las implicaciones de hacer un cambio “sencillo” a la escala de Google. Además, la idea de que realmente lo que importa es la experiencia de usuario, y no necesariamente la exactitud de la barra del progreso. Te das cuenta de que implementar una barra de progreso que muestre información técnicamente correcta, realmente no vale la pena.

Por si no te habías dado cuenta, muchas de las barras de carga que encuentras en tu día a día son completamente falsas. Hoy en día, los sistemas son tan complejos, impredecibles y con tanta entropía, que hacer una barra de carga que muestre progreso requeriría una inversión de tiempo que muy pronto deja de ser rentable para el producto.

Cómo usar Google Calendar para evitar distraerte

En los equipos de ingeniería con los que trabajo, les pido a mis colaboradores que por favor bloqueen su calendario — que lo segmenten y organicen para poder saber cuándo es apropiado invitarlos a una llamada con la confianza de que no estaré interrumpiendo una racha de productividad.

Por alguna razón se me había pasado que se había agregado una nueva opción a Google Calendar. Un nuevo tipo de evento, que en español se llama “Enfocar horario” que te permite rechazar automáticamente eventos a los que te inviten durante ese periodo de tiempo.

Antes de que Google Calendar activara esta opción, crear un evento para segmentar tu tiempo productivo no era tan efectivo porque hay algunas personas que aún no están acostumbradas a la realidad del trabajo remoto y la comunicación asíncrona. La cantidad de veces que alguien me invita a una llamada sin verificar primero que ese espacio esté libre en mi calendario es impresionante. Esto lleva a un espiral de tener que contestar manualmente, buscar otro horario, etc.

Previo a este cambio, la única manera de proteger tu tiempo en el calendario de manera automática (y real), era crear un evento de “fuera de la oficina”. Pero es claramente el mensaje equivocado. Ahora, con un evento de “Enfocar horario”, el mensaje es mucho más certero y claro: este tiempo lo estoy reservando para algo importante que necesita de mi completa atención, por favor respétalo.

Poco a poco nos estamos haciendo más conscientes de que no todos funcionamos en el mismo horario, que no todos tenemos las mismas horas productivas. Pero aún hay mucho por hacer — sobre todo en organizaciones grandes. Este es un paso en la dirección correcta, creo.

La documentación de este nuevo tipo de evento está disponible aquí.

SQLite no usa Git: ¿por qué?

Interesante página en el sitio de SQLite, explicando por qué no usan Git para administrar el código del proyecto:

SQLite no usa el sistema de control de versiones Git. En su lugar, usa Fossil, que es un sistema de control de versiones específicamente diseñado y escrito para soportar SQLite.

Personalmente no sabía de la existencia de Fossil, pero su propuesta de valor se ve bastante atractiva. Especialmente si tomamos en cuenta las razones que motivaron a que los administradores del código de SQLite decidieran que Git no era una opción para ellos:

  1. Git no ofrece visibilidad granular del contexto en el cual se hizo alguna contribución
  2. Hace demasiado difícil encontrar los sucesores de algún commit en particular
  3. El modelo mental de Git es innecesariamente complejo
  4. Git no lleva el recuento histórico de los nombres de las ramas
  5. Requiere soporte administrativo
  6. Es una experiencia de usuario pobre

Observa cómo ninguna de las razones que SQLite expone para no usar Git tienen que ver con la validez de la tecnología, sino con el impacto que esta tiene en las personas que tendrán que interactuar con ella.

Tip: Recuerda que tu software existe para resolverle un problema a tu usuario. Independientemente de la excelencia técnica de tu solución, si esta no le ayuda a tu usuario a resolver su problema, no estás cumpliendo tu cometido.

Las 4 fases del conocimiento: aprende a identificar en cuál estás

La semana pasada participé en un taller donde aprendimos el valor de escuchar sin intentar resolverle los problemas a otras personas. En la explicación que dio el facilitador, compartió un concepto que me voló la cabeza: las fases del conocimiento.

Durante el taller, usó esta idea para recalcar la importancia de mantenerse receptivo ante los sentimientos de los otros.

No lo había escuchado nunca, pero se me hizo una forma extremadamente práctica de entender cómo es que el conocimiento se vuelve parte de nuestra vida. Y hoy te quiero compartir ese concepto para que lo utilices cada que quieras aprender algo nuevo.

El conocimiento puede existir en 4 fases dentro de nosotros: Punto Ciego, Aprendizaje, Aplicación y Encarnación.

Las fases del conocimiento: Punto Ciego, Aprendizaje, Aplicación y Encarnación

Cada una de estas 4 fases se vive de manera consciente o inconsciente.

  1. Punto Ciego: Inconsciente. No sabes lo que no sabes. Asumes y supones, pero no te cuestionas por qué de las cosas. Simplemente, aceptas la realidad tal cual. Caes en dogmas y vas por la vida sin preocuparte por los efectos de tus acciones en el mundo que te rodea.
  2. Aprendizaje: Consciente. Por alguna razón, te diste cuenta de tu punto ciego y estás buscando, de manera consciente, expandir tu conocimiento. Estás estudiando, investigando, encontrando maneras de desbloquearte. Haces preguntas, investigas y te vuelves más receptivo a nuevas ideas.
  3. Aplicación: Consciente. Estás cristalizando tus aprendizajes de la fase pasada. Tomas lo que estudiaste, lo que aprendiste, y lo aplicas para terminar de asimilar el conocimiento. La aplicación de lo que has aprendido, a su vez, genera más preguntas. En esta fase es donde descubres tu propia versión de la verdad.
  4. Encarnación: Inconsciente. Lograste dominar tu craft y ahora puedes ejecutarla sin pensar — logras aplicar tu conocimiento de manera inconsciente. En esta fase es donde el conocimiento se vuelve sabiduría. Vuelves a no saber por qué sabes lo que sabes.

Si tienes la suficiente astucia, te darás cuenta de que este no es un proceso lineal, sino cíclico. Cuando logras encarnar el conocimiento, en tu mente se libera espacio para poder ponerle atención a otros aspectos de tu vida. Es ahí donde descubrirás más puntos ciegos, y podrás comenzar el camino de nuevo.

Esta forma de pensar también encaja perfectamente con el efecto Dunning-Kruger (el inverso del síndrome del impostor): “mientras menos sabes, más crees que sabes.” Te hice una gráfica.

La próxima vez que rechaces una idea, pregúntate:

  • ¿Es este mi punto ciego?
  • ¿Hay algo más que pueda aprender de este tema?
  • ¿Podré aplicar lo que aprenda de esto?

La trampa de la productividad sin consciencia

¿Por qué quieres incrementar tu productividad? La respuesta más común a esta pregunta es “para poder hacer más cosas”. Habiendo yo mismo dado esta respuesta múltiples veces, intento reflexionar en qué parte del proceso de crecimiento comenzamos a asociar la cantidad de cosas que hacemos con nuestro valor como personas.

La idea de ser más productivo no debería de estar enfocada en hacer más, sino en reducir la fricción para que hagamos lo que tenemos que hacer de la manera más tranquila posible. De la manera más humana posible.

Tú y yo somos parte de un sistema que, hora tras hora, está buscando exprimir la mayor cantidad de productividad de cada uno de nosotros. Eficiencia, dicen, es lo principal. Ser eficientes. Ser productivos. Si no estás siendo productivo, estás desperdiciando recursos. Si no maximizas tus horas de trabajo, estás siendo irresponsable.

Mientras más enfoque le das a ser productivo y a incrementar tu eficiencia, más estás renunciando a lo que te hace humano: la imperfección. Al espacio para tener sentimientos, opiniones y reacciones a las circunstancias que se te presentan.

A alguien que idealiza la como una medida para determinar su valor le costará mucho entender que lo que te hace único es tu perspectiva, experiencia de vida y tu humanidad. La misma humanidad que te hace a veces fallar en tus metas, y no completar tu lista de tareas a tiempo. Colectivamente, mientras más nos enfoquemos en ser productivos y eficientes por el simple hecho de hacer más, nos haremos menos humanos. Porque entonces necesitaremos menos personas.

“Suena la campana que aún puede sonar. Olvida tu ofrenda perfecta. Hay una grieta en todo. Es así como entra la luz.” Leonard Cohen inicia su canción “Anthem” con esa reflexión.

La próxima vez que te quieras sentir mal por no ser “suficientemente productivo”, recuerda: hay una grieta en todo. Es así como entra la luz.

Cómo evitar llamadas de trabajo innecesarias

“Esta llamada pudo haber sido un correo” es algo que todos hemos pensado en alguna ocasión. Independientemente de si tu equipo Google Meet, Zoom o Microsoft Teams es muy probable que la herramienta no sea el problema, sino el cómo colaboramos.

Gran parte de la población mundial descubrió hace un año, por primera vez, el mundo del trabajo remoto. Lo que antes se resolvía en charlas en los pasillos de la oficina, ahora se tiene que resolver a la distancia — probablemente coordinando 2 o más husos horarios diferentes.

Desafortunadamente la transición al teletrabajo no ha sido tan suave para todos. Algunas personas y organizaciones han decidido que la única manera de sentirse productivos es (adivinaste) teniendo tantas llamadas como puedan caber en un día. De primera mano he visto amigos y familiares que vienen de industrias tradicionales que desde que comenzó la pandemia tienen llamadas constantes de 9 am a 6 pm, dejando muy poco espacio para realmente trabajar. Y lo peor, la mayoría de esas llamadas sí pudieron haber sido un simple correo.

Después de más de una década trabajando de manera remota, te quiero compartir algunas técnicas que he aprendido para evitar tener reuniones innecesarias en Zoom o Google Meet.

Bloquea tu calendario

Tan sencillo como esto. Si usas Google Calendar, debes de saber que existe la capacidad de crear un tipo de evento especial para bloquear espacio en tu calendario. Automáticamente rechazará cualquier invitación a un evento que te hagan durante ese marco de tiempo.

Personalmente bloqueo de lunes a viernes el espacio de 2 pm a 3 pm, mi hora de comida, y de 5 pm a 10 pm. Hace años que no tengo una llamada de trabajo después de las 5 pm, y mi hora de comida es sagrada.

Es posible que no uses Google Calendar, o que no tengas activada la opción para crear ese tipo de evento. En ese caso, puedes simplemente crear un evento con un nombre opaco, como “FUERA” o “NO DISPONIBLE”.

Esta solución es parcial, puesto que hay personas a las que simplemente no les importa la agenda de las demás y mandan invitaciones a eventos sin siquiera verificar si los invitados tienen disponibilidad. Pero, por lo menos, si utilizas la opción de fuera de la oficina, Google rechazará la invitación por ti.

¿Sabes qué quieres decir?

Probablemente en más de una ocasión hayas recibido un mensaje como este:

Hola, ¿cómo estás? ¿Me regalas 10 minutos para rebotar unas ideas?

La respuesta por defecto a una proposición de este tipo debería de ser “no”.

La cultura laboral latinoamericana es muy propensa a querer complacer a nuestros colegas, líderes o jefes. Se nos ha hecho creer que poner nuestro bienestar y productividad por delante es hacerle falta a la compañía. Se dice que no estamos jugando en equipo, y que no tenemos “puesta la camiseta”.

Lo que muchas personas no saben es que al decir que no a una propuesta de este tipo no estás siendo egoísta. En realidad estás ayudando a evitar perder el doble del tiempo que la persona que quiere hablar contigo cree. 10 minutos tuyos, y 10 minutos de ellos.

Dependiendo de tu situación, te invitaría a contestar la invitación a una llamada de 10 minutos con una versión de lo siguiente:

Ahora estoy algo ocupado, lo siento. Si no te molesta, déjame tus preguntas o tu idea aquí en el chat y cuando tenga tiempo la reviso y te comparto mis comentarios.

Así la otra persona se ve en la necesidad de estructurar sus ideas o preguntas para poder escribírtelas. Este proceso es primordial, pero muchas veces ignorado. ¿Sabes realmente lo que quieres decir o simplemente quieres escupir un montón de pensamientos? Este es un buen Litmus test.

Cuando comiences a emplear esta técnica para rechazar “llamadas rápidas” tendrás una epifanía. Te darás cuenta de que la mayoría de las veces, al intentar escribir las preguntas o definir la idea, se responden ellos mismos y tu opinión ya no será necesaria.

Ejerce tu derecho a rechazar invitaciones

Me atrevería a apostar que todas las aplicaciones de calendario tienen la opción de rechazar una invitación a un evento. ¿Cuántas veces has presionado ese botón?

Durante mi proceso de formación profesional creía que una invitación a un evento era algo que se tenía que tomar sí o sí. Conforme fui creciendo y agarrando experiencia me di cuenta de que, en virtud de hacer mejor mi trabajo, vale más la pena proteger mi tiempo y creatividad que tomar una llamada — en la mayoría de los casos.

Así que fui desarrollando una serie de políticas personales en las que me baso para determinar si acepto o no una invitación a un evento en el calendario. Te las comparto a continuación.

Política #1: Procuro no enviar o aceptar invitaciones para el mismo día. Soy introvertido por naturaleza, y “encender” el “modo llamada” me cuesta muchísima energía. Prefiero tener por lo menos un día de margen para poder llegar preparado y asegurarme de que puedo aportar el valor necesario a la llamada. ((Esto no siempre es posible, y hay veces en las que simplemente se tiene que entrar a la llamada — sobre todo en situaciones críticas. Ni modo.))

Política #2: Si el nombre o la descripción del evento no te dicen exactamente de qué se va a tratar la llamada, no acepto la invitación. En algunas ocasiones selecciono “Posiblemente” y respondo la invitación pidiendo clarificación sobre el propósito de la llamada. Una vez que esté claro el por qué es importante reunirnos, puedo decidir si acepto o no.

Política #3: Actualizaciones de estado se hacen por correo, no por llamadas. Las reuniones para actualizar al equipo sobre progreso son el ejemplo primordial de llamadas que pudieron ser un correo. Para estos casos, si sé que puedo hacer llegar la información que me van a pedir por correo así lo hago y rechazo la invitación. Y como manager te comparto: es liberador cuando un miembro de mi equipo me responde con un “aquí está lo que me necesitas saber” y rechaza la invitación a la llamada.

Política #4: Los horarios personales son sagrados. La hora de la comida, vacaciones y cualquier hora después de las 4 pm son intocables.

Conclusiones

El trabajo remoto fluye con muchas menos complicaciones si aceptamos la idea de que estar ocupado no es lo mismo que ser productivo. Y, te anuncio, las llamadas te mantienen ocupado.

Como con todas las herramientas, también debemos de asegurarnos que estamos usando la herramienta adecuada para resolver cada problema. Si bien tener una llamada puede sonar como un atajo para atender una situación de manera más rápida, lo cierto es que intentar resolver absolutamente todo en llamadas es contraproducente. Si pasas 8 horas en llamadas todos los días, ¿a qué hora trabajas?

Puedes encontrar el hilo de esta publicación en Twitter.

Cómo decir que no

Hola, Tim.

Gah, ok. He estado luchando con esto, y así está la cosa: después de 5 años intentos de creatividad y promociones, entrevistas acerca de mi viaje personal y de hablar de dónde vienen las ideas, después de años de terminar un proyecto un día e inmediatamente saltar a promocionar el siguiente… estoy dando un paso hacia atrás. Alcancé mis límites recientemente, y por amor a mi trabajo, me daré un descanso. Durante los últimos meses he cancelado contratos y he dicho no a nuevos proyectos y entrevistas. Para sentarme a hacer nada. Para deambular y desperdiciar un día. Y por primera vez en cinco años, por fin estoy en un lugar en el que no hay una fecha de entrega atada a cada dibujo. No hay una fecha límite para mis ideas. Y se siente correcto.

Así que, aunque realmente quiero hacer esto contigo — te respeto a ti y a tu trabajo y estoy honrada de que quieras que participe — y aunque sea estúpido con E mayúscula para mi carrera profesional que no lo haga, tendré que decirte gracias pero… no. Simplemente no estoy en un lugar para hablar sobre mí o mi trabajo en estos momentos. (Una locura para una hija única altamente parlanchina.) Tengo la esperanza de que podamos hablar en un futuro — te prometo que cualquier pensamiento que tenga para ti en ese momento será mucho más perspicaz que cualquier cosa que te pueda compartir en estos momentos.

Espero que el espacio creado por mi ausencia sea llenado por una de las brillantes personas que sugerí en mi correo anterior.

Y de verdad, mil gracias por tu interés.

Me estaré pateando a mí misma cuando el libro salga.

— W.

Este fue el correo (traducido por mí) que Wendy MacNaughton, prolífica ilustradora, le envió a Tim Ferris para declinar la invitación a una entrevista para su libro, Tribe of Mentors. Una clase maestra de cómo y por qué decir que no — algo en lo que he estado pensando mucho últimamente.

Antes de que un avión despegue, la instrucción es que en caso de despresurización te coloques la máscara de oxígeno antes de intentar ayudar a otros. Sucede igual con el trabajo y la creatividad: antes de compartirla, debes de hacer espacio para que se desarrolle.

Ponte la máscara primero. Di que no.

Hazlo por tu yo del futuro

El sentimiento de domingo a medio día durante la pandemia. Nada qué hacer, ningún lugar al cual ir. Y aunque ya había sacado a caminar a mis perros unas horas antes, las ganas de sentir tracción en el día me llevaron a sacar mi computadora e intentar forzar que la creatividad para hacer algo de valor aparecieran.

La tracción que buscaba terminó por convertirse en frustración porque las ganas de crear no aparecían por más que refrescara Twitter. Finalmente decidí que en vez de seguir “quemándome” intentando hacer que se materializara una chispa de inspiración, me dedicaría a resolver las minucias que había estado ignorando durante los últimos días.

Limpiar mi bandeja de entrada, leer los artículos pendientes y cerrar las pestañas de Chrome y Safari. Tareas sin importancia, pensé. Sin darme cuenta, un par de horas habían pasado y ya tenía definidos un par de artículos para mi blog, dos ediciones de mi newsletter, y había completado la preproducción del siguiente episodio de mi podcast.

Trabajo es trabajo. No importa si los resultados llegan hoy o dentro de un año, lo importante es hacerlo.

Me di cuenta de que mi problema era que no quería trabajar, sino que quería trabajar en algo que me diera resultados hoy mismo.

Analizando este estado de la mente me di cuenta de que decidir conscientemente no hacer algo porque los beneficios no se verán inmediatamente es una manera bastante loca de vivir la vida.

¿Por qué hacer ejercicio? ¿Para qué estudiar? ¿Para qué hacer nada?

En la edición del 14 de enero de mi newsletter hablé sobre la importancia de diferenciar la velocidad con la que hacemos las cosas del por qué las hacemos.

La sociedad en la que vivimos nos hace creer que la velocidad con la que hacemos las cosas importa más que la calidad con la que las hacemos. Llegar más rápido es mucho más apreciable que llegar completos. En lo personal tiendo a caer en esta trampa.

No han pasado ni dos semanas y ya volví a caer. Pero está bien, porque el primer paso para resolver un problema es tenerlo bien identificado.

Por ahora el mantra que se me viene a la mente es el siguiente: El Oscar de hoy ya está completo. Pero lo haré por el Oscar del futuro.

Y aunque estoy terminando este artículo el domingo a las 6 de la tarde, lo programaré para que se publique hasta el próximo miércoles. Ya hice el trabajo, dejaré que los resultados vengan después.

Readwise: cómo recuerdo y aprendo de lo que leo

Readwise es una herramienta que descubrí a inicios del año pasado, y a través de la cual he logrado crear un hábito sin el cual no podría vivir hoy: realmente aprender y recordar información importante para mí.

¿Uno de tus propósitos para 2021 es leer más? En ese caso es importante que le saques el mayor provecho posible que te asegures de no solamente leer por leer.

Un error que muchos comentemos es enfocarnos en la cantidad de información, no en lo que nos deja. A inicios de 2020, como escribí en un artículo pasado, me estaba enfocando mucho en aprender todo lo que pudiera sobre salud mental. Pero me di cuenta de que muchas de las cosas que estaba leyendo no las estaba aprendiendo. Como decía mi mamá, “me entraba por una oreja y me salía por la otra”.

Readwise

Readwise es un servicio de paga que agrega información que es importante para ti. Puedes alimentar Readwise con información que vas encontrando en internet, libros, podcasts, Twitter, y hasta documentos PDF.

La gran maravilla de Readwise es que todos los días te hará llegar una selección aleatoria de highlights, Tweets, o citas de libros que en el pasado tú marcaste como importante. Por ejemplo, aquí te va una captura de pantalla del correo que me llegó esta mañana:

Todo sucede automáticamente, y si no quiero revisar mi resumen diario en mi correo, puedo usar la aplicación móvil sin ningún problema. Así continúo reforzando aquellos conceptos que encontré valiosos en algún momento, y que si no fuera gracias a Readwise, seguramente ya no los tendría presentes en mi cabeza.

No solamente guardar información

¿Recuerdas cómo en primaria o secundaria creías que si subrayabas todo el libro de historia pasarías el examen?

Seguramente habrás aprendido que no se trata de guardar la información, sino de tenerla a la mano cuando realmente se necesita. Hablé de esto en mi artículo pasado, Si no sabes que lo tienes, no lo tienes.

Bajo esta misma premisa, Readwise te permite cada que revises tu resumen diario ir organizando, poco a poco, toda la información que has recopilado de tus diferentes fuentes. Agregando etiquetas (que después te servirán para filtrar contenido), y configurando cuánto tiempo debería de pasar antes de que te sugiera ese mismo contenido de nuevo.

Repaso espaciado de información

Seguramente, sin darte cuenta, en el pasado has implementado la técnica de aprendizaje llamada “repaso espaciado”, o spaced repetition. Esta técnica de aprendizaje consiste en entrenar a tu cerebro para que comience a “llenar en los blancos” información importante para ti, ayudándote con el contexto necesario.

¿Alguna vez jugaste con tarjetas didácticas? ¿Por el frente una frase con unas palabras faltantes y tú debes de completar la frase? Recuerdo que así aprendí las capitales de México en primaria.

El concepto es simple: no solo se trata de leer las mismas cosas una y otra vez, sino de hacer preguntas, retar a tu cerebro, y así asimilar de mejor manera la información.

Dentro de Readwise encontrarás una herramienta para hacer justo esto. Se llama Mastery.

Mastery te permite tomar uno de tus bookmarks y seleccionar la palabra clave que quieres realmente asimilar. La próxima vez que dicho bookmark aparezca en tu resumen diario, encontrarás que esa palabra está oculta, y tú deberás de completar la frase.

Creando hábitos

El primer artículo donde mencioné a Readwise, realmente estaba hablando sobre hábitos. Pero, ¿cómo es que consultar mi resumen diario se convirtió en un hábito?

Resulta que el equipo detrás de este servicio sabe “de qué pié cojeamos”, así que construyeron dentro de la misma aplicación una motivación para que consultar tu resumen se vuelva parte de tu día. Un contador de los días consecutivos que lo has hecho.

Al día de hoy, he revisado mi resumen diario 79 días consecutivos. Es la racha más larga que he tenido hasta ahora. Mi anterior récord eran, me parece, 38 días.

Para finalizar

Esta es solamente una de las herramientas que encontré el año pasado para ayudarme a ser más productivo. Sin querer queriendo, Readwise me ayudó a recuperar el gusto de la lectura. Porque ya no solamente estoy leyendo por leer. Ahora disposición una herramienta que me da la certeza de que, lo que sea que lea, si lo encontré interesante, no se va a perder en mi cerebro.

Readwise es un servicio de paga. La versión Lite cuesta $4.49USD al mes, y la versión completa cuesta $7.99USD al mes. Te puedo decir que vale cada centavo de lo que cuesta.

Si no sabes que lo tienes, no lo tienes

Para crear un sistema de productividad realmente útil, hay que reconocer que no se trata solamente de almacenar información, sino de crear oportunidades para que esa información esté disponible cuando la necesitamos.

Almacenar por almacenar es fútil.

La realidad es que podemos almacenar cosas, información, conocimiento, o lo que queramos. Pero si no tenemos un mecanismo a través del cual rescatarlo cuando realmente se necesita, es como si no lo tuviéramos.

Una llave no sirve de nada si está encerrada en el lugar al que quiero entrar.

Sucede lo mismo con las ideas.

Post inspirado por Seth Godin.

La fricción innecesaria, y cómo prevenirla

Una de las trampas más comunes en las que caigo cuando estoy escribiendo un nuevo artículo, o iniciando cualquier proyecto, es la fricción innecesaria. Esta fricción usualmente proviene de pensar o meditar en exceso en detalles que realmente no son relevantes para el objetivo al que quiero llegar. Son restricciones de proceso que no agregan valor.

Un ejemplo rápido, con el que cualquiera se puede identificar: tener hambre, entonces hay que preparar desayuno. Preparar huevo con jamón es el proyecto, en este caso.

Una restricción arbitraria común que me he puesto para este proyecto es que solamente puedo comer cierta marca de jamón. Y que no puedo usar huevos que no sean de cierto proveedor local. Ya ni hablar del tipo de tomate que me gusta (prefiero el bola, pues no me gusta la consistencia del saladet).

No es inusual que me comience a preguntar sobre la temperatura adecuada a la que debo calentar mi sartén para llegar a la consistencia adecuada.

Solo quería desayunar, pero mi cerebro automáticamente se preocupó por otros detalles. Detalles que, si bien pueden ser importantes para mí, son realmente irrelevantes para resolver el problema con el que inicié: tengo hambre, y quiero preparar desayuno.

La fricción

Lo que describí anteriormente es una simplificación de algo que todos experimentamos, en cierto grado, a lo largo del desarrollo de un proyecto. A veces incluso sucede antes de comenzar el proyecto formalmente: cuando se tiene la idea inicial.

Caer en la trampa de enfocarse en este tipo de detalles que no aportan ningún valor real al objetivo final del proyecto es común. De hecho, sucede en muchas disciplinas. Por ejemplo:

  • Se tiene una idea para una nueva aplicación móvil. Pero antes de siquiera definir la lista de funciones iniciales, se desperdicia tiempo y energía pensando en la estrategia de marketing a usar para venderla.
  • Al querer comunicar una noticia al equipo, se agoniza sobre la hora ideal para hacerlo, y se deja de lado el escribir un mensaje conciso y claro que no vaya a generar dudas e incertidumbre.
  • Estar al teléfono recibiendo un recado, pero no se anota porque no se tiene a la mano el tipo de pluma favorito con el tamaño de punto adecuado. Eventualmente se olvida el mensaje.

Este tipo de fricciones son, yo diría, responsables por el 90% de los proyectos que no logro concretar. Este tipo de fricciones también son completamente innecesarias.

Probablemente sepas que Adolf Hitler fue un prolífico pintor. Las consecuencias de la fricción que llega con restricciones arbitrarias se materializan en la siguiente frase: “fue más sencillo para Hitler iniciar la Segunda Guerra Mundial que enfrentarse a un lienzo en blanco.”

Yo lo llamo fricción. Steven Pressfield, en su libro The War of Art, lo caracteriza como “la resistencia”. Una fuerza sobrenatural cuya única meta es detenernos de hacer nuestro trabajo. Esta fuerza ataca a profesionales y amateurs por igual. Así que no estamos solos.

Previniendo la fricción

Para cuando me doy cuenta de que estoy pensando en cosas que no agregan valor al proyecto, ya es demasiado tarde. Ya soy víctima de la fricción. Afortunadamente, aún en esta situación, hay algo que hacer: aprender.

La fricción no se combate. Se previene.

La forma de comenzar a prevenirla es ser más conscientes de ella. Saber que siempre estará ahí acechando. Tomar nota de las situaciones en las que la fricción se hace presente. ¿Es el tipo de proyecto? ¿La temporalidad? ¿Las circunstancias generales?

Volviendo al ejemplo inicial de este artículo, si ya sé que el origen de mis ingredientes es tan importante para mí, tomaré nota. Así, en vez de ser víctima de la fricción cada vez que quiera preparar mi desayuno, seré proactivo. Al estar en el supermercado, compraré únicamente los ingredientes que satisfacen mis estándares. Pero solo podré hacer esto si tomé nota antes.

OIE: Objetivos, Inspiración, Etiquetas

Afortunadamente, he sido víctima de la fricción tantas veces, que he logrado crear un marco de trabajo para prevenirla. Este marco de trabajo me ayuda a mantenerme en el camino correcto, y a enfocarme en lo que realmente importa: terminar el proyecto.

Llamo a este marco de trabajo “OIE”, que son las siglas de Objetivo, Inspiración y Etiquetas, los componentes principales (y únicos) de toda la estrategia. Desde hace unos años uso OIE en cada uno de los proyectos que inicio. Me ha ayudado a entregar la gran mayoría de ellos. Cada uno de los artículos que he escrito en esta página inició con OIE.

Así es como funciona: al iniciar un proyecto escribo el Objetivo, la Inspiración, y las Etiquetas que lo definen.

  • Objetivo: de manera concreta, describo lo que quiero lograr con el proyecto. Sin medias tintas, y lo más sucinto posible, respondo la pregunta ¿por qué estoy haciendo esto?
  • Inspiración: aunque parece un poco esotérico, aquí describo de manera clara por qué vale la pena que complete este proyecto.
  • Etiquetas: enlisto las palabras con las que relaciono el trabajo que estoy haciendo.

Cada proyecto tiene una sección, regularmente en la primera página, que define su OIE. Por ejemplo, el OIE de este artículo es el siguiente (lo copié y pegué):

  • Objetivo: compartir mi marco de trabajo para mantenerme productivo y prevenir la fricción innecesaria en mis proyectos.
  • Inspiración: estaba organizando mis notas y pensé que compartir mi metodología podría aportar valor a mis lectores.
  • Etiquetas: productividad, mental hacks, fricción, resistencia, objetivos, limitantes, proyectos, progreso.

Definir el objetivo me ayuda a mantenerme en el camino correcto, a enfocarme. Expresar la inspiración me recuerda por qué vale la pena lo que estoy haciendo, me ayuda a mantenerme motivado. Las etiquetas me proveen el contexto necesario del proyecto, así logro detectar si me estoy “saliendo de la raya”.

Al definir un OIE para cada proyecto, se ha vuelto prácticamente imposible desviarme de mis objetivos y caer en la fricción innecesaria. Estoy previniendo volver a ser víctima de la resistencia.

También, el OIE ha sido una herramienta excelente para determinar, lo más pronto posible, si un proyecto vale la pena en primer lugar. Si no logro definir el OIE de algo, probablemente aún no está listo para ser ejecutado.

Úsala a consciencia, y verás como mucha de la incertidumbre desaparece, y la fricción innecesaria no aparece. Recuperarás tu productividad.

Conclusión

Algo que siempre le digo a las personas que toman consultas privadas conmigo es que no puedes mejorar algo si no sabes el estado en el que te encuentras. Esto aplica 100% para cuestiones de productividad.

Sentir que no se avanza en un proyecto es algo común. A todos nos pasa. Y antes de saber qué exactamente es lo que tenemos que cambiar para ser más productivos, necesitamos preguntarnos si tenemos una concepción concreta de en dónde estamos.

El OIE te ayuda a obtener esa respuesta para tus proyectos.

La fricción no se combate. Se previene.

Tu calendario no es tu to-do list

Cuando comienzas a preocuparte por organizar tu tiempo de una mejor manera, las primeras herramientas que te van a sugerir es usar un to-do list y un calendario. Un error que muchas personas cometen es asumir que estas herramientas son intercambiables, pero no es así. Ni de cerca.

La configuración más común de este error es ver tu calendario como una lista de cosas que debes hacer.

Pero tu calendario no es un to-do list.

Cuando tengas espacios grandes en tu calendario, dedícalos a atacar múltiples tareas en tu to-do list. Estas tareas no necesariamente tienen que estar relacionados con tu trabajo. En mi to-do list yo tengo cosas como “cargar audífonos” o “agendar recolección de la lavandería”.

La diferencia es sutil, pero poderosa.

En tu calendario van eventos que están atados a un horario/lugar específico. “De 9 a 10 voy a hacer mi investigación para mi nuevo artículo”. Es algo que solamente puede suceder dentro de ese horario.

En tu todo-list, agrega tu miscelánea de pendientes. “Revisar que se envió un correo” o “verificar que me hayan contestado X cosa”. No importa dónde lo haga, ni a qué hora.

¿Cómo sé si va en mi calendario o en mi to-do list?

Agrégalo en tu calendario si…

  1. Más de una persona está involucrada.
  2. Requiere un bloque de tiempo para que puedas concentrarte.
  3. Requieres estar en cierto lugar para completarlo.

Agrégalo a tu to-do list si…

  1. No importa a qué hora ni dónde lo hagas.
  2. Completar la tarea te llevará menos de 30 minutos.
  3. La entrega está sujeta a una fecha límite.

Complementos

Tanto un calendario como un to-do list son piezas integrales de un sistema de productividad. Como tales, no son exclusivas, y por el contrario, funcionan excelentemente cuando se usan en conjunto.

Imagina que te asignan un proyecto que requiere que hagas una investigación exhaustiva sobre un tema en particular. Vamos a decir que quieres conocer el ciclo de vida del plancton. Organízate de la siguiente manera:

  1. En tu to-do list crea un ítem que se llame “Entregar reporte sobre el plancton.”
  2. Asígnale tu fecha límite pactada.
  3. En tu calendario, crearás eventos de 2 horas cada día de la semana llamados “Investigar sobre el ciclo de vida del plancton”.

De este modo, tu to-do list y tu calendario se están complementando para aumentar tu productividad. Tu to-do list alimenta tu calendario, y tu calendario asegura que tengas el espacio necesario para cumplir con tu fecha de entrega.

Una receta: tú decides cómo la adaptas

Quieres preparar el platillo favorito de tu niñez, pero no tienes la receta. ¿Qué haces? Probablemente llames a tu mamá o a algún familiar para pedírsela. Seguramente, después de unos cuantos minutos al teléfono, reconocerás ese aroma que te recuerda a casa.

Analicemos la situación:

  1. Querías preparar algo de comer, pero no sabías cómo.
  2. Alguien que tenía la experiencia apreciable para decirte cómo llegar al resultado que esperabas.
  3. Seguiste la receta al pie de la letra y ahora estás disfrutando tu platillo favorito.

Felicidades, acabas de descubrir la metodología para resolver absolutamente cualquier problema que se te pueda presentar.

En algún momento de nuestra vida nos encontraremos con situaciones retadoras. Una nueva experiencia, una decisión a tomar, o un conflicto a resolver. Podrías recurrir a tu mentor por ayuda, o podrías buscar una síntesis de cómo atacar el problema.

Una receta.

Sigues la receta al pie de la letra, intentando atacar la situación paso a paso. Una pizca de metodología por aquí, y un pasón de creatividad por allá. Poco a poco el platillo va tomando forma.

La belleza de una receta es que se adapta a nosotros. “Sal al gusto”. Exactamente esa es la misma filosofía con la que deberíamos tomar las recetas que nos encontramos para resolver problemas.

A la receta podemos modificarla a nuestro gusto para satisfacer nuestras necesidades. Decidimos qué agregar, qué quitar, y las cantidades de los ingredientes a usar para que nos resuelva nuestro problema en particular.

Cuando pidas consejo o guía de cualquier persona, recuerda: te están dando la receta que les funcionó a ellos. La sal siempre es al gusto.

Equipos distribuidos: cómo propiciar una mejor colaboración

Si en algún momento del día quisieras recordar dónde guardaste cierta información, dónde se documentó cierto proceso, o el contexto dentro del cual se tomó cierta decisión en tu organización, tu equipo, o tu vida personal, ¿en dónde buscarías? ¿A quién le preguntas? ¿Por dónde comienzas a escarbar para encontrar lo que necesitas?

En tu trabajo probablemente usen Google Workspace, Office 365, o Dropbox para organizar la información del día a día, entonces pensar en algunas palabras claves e ir a buscar el documento en internet probablemente sea una idea en tu cabeza ahora mismo. Si trabajas solo, tal vez tu instinto sea buscar en tu aplicación de notas o en tu correo.

Sin embargo, no siempre tendrás acceso a estas herramientas de búsqueda avanzada para poder llegar a donde quieres de la manera más eficiente. Y probablemente estés sintiendo un poco de angustia al imaginarte una situación en tu vida personal o laboral que requiere que tengas cierta información concreta a la mano de manera inmediata, sin cuestionarte si podrás encontrarla en primer lugar.

Yo comulgo con la idea de que ser productivo significa tomar acciones concretas con el objetivo de reducir la incertidumbre en un sistema de organización de información; reducir la entropía.

Y en este caso, el PURLÚ es la respuesta.

¿Qué es el PURLÚ?

El Principio de la URL Única (PURLÚ, por sus siglas) es un término que me inventé para fomentar una forma de trabajo más eficiente con mis colegas y los equipos a mi cargo (pero que implemento en mi vida personal también desde hace mucho tiempo), y está inspirado en mi experiencia en el mundo de la ingeniería de software, donde el principio de responsabilidad única establece que un módulo dentro de un sistema debería de tener una única responsabilidad, y nada más.

Así como en ingeniería de software el principio de responsabilidad única nos protege a nosotros mismos de que los sistemas que estamos desarrollando se vuelvan difíciles de manipular, modificar, y mejorar, el PURLÚ fomenta exactamente lo mismo con el conocimiento dentro de una organización o proyecto — sea cual sea el área de aplicación.

El PURLÚ establece que cualquier persona consultando un documento debería de ser capaz de comprender de manera integral el tópico en cuestión, sin cambiar la URL del navegador.

Dicho de otra manera, asumo que un documento sigue este principio si la URL en mi navegador de internet no cambia, y aun así logro comprender el contexto al rededor, las implicaciones, y posibles ramificaciones de lo que estoy consumiendo.

Como mínimo, un documento siguiendo el PURLÚ, tiene las siguientes 5 características:

  1. Tiene una URL que puede ser guardada como bookmark, y se puede acceder a él de manera sencilla.
  2. Representa de manera clara y concisa una problemática en particular, explicando el estado del arte, motivaciones y, de ser necesario, el objetivo o cambio que se desea para mejorar el tema en cuestión.
  3. Provee el contexto necesario para entender las implicaciones del tema en cuestión, sin entrar en detalle microscópico de cada uno de los factores relacionados.
  4. Incluye referencias a otros documentos que provean información más detallada sobre el contexto dentro del cual se desarrolla la temática.
  5. Guarda un historial con marcas de tiempo de las modificaciones que se le han hecho al documento.

Cómo agrega valor el PURLÚ

Cuando asimilé el PURLÚ y comencé a implementarlo en mi trabajo y mi vida personal, automáticamente sentí que el nivel de confianza que tenía en las áreas que son de mi interés y/ó mi responsabilidad aumentó considerablemente. Ahora, cada una de las preguntas que propuse al inicio de este artículo, tienen una respuesta sencilla: el documento.

Un documento que sigue el PURLÚ elimina todas las dudas sobre cómo le debemos de dar seguimiento a un tema en particular. La teoría de diseño de sistemas de información promueve una práctica llamada Single source of truth, que establece que la información estructurada dentro de un sistema necesita ser editado en un solo lugar para que los cambios se vean reflejados transversalmente en todo el sistema. PURLÚ.

Integrar el Principio de la URL Única en nuestro workflow también aumenta considerablemente la velocidad con la que podemos integrar personas a nuestro equipo de trabajo — especialmente hoy en día, que las probabilidades de trabajar con alguien en un huso horario diferente al nuestro se han vuelto exponencialmente más grandes.

Al tener un documento donde se ha recopilado toda la información relevante para comunicar un tema de manera eficiente, se elimina mucha de la fricción inherente que conlleva agregar un colaborador a una organización que trabaja de manera remota.

Las llamadas para sincronizar ideas, o comunicar procesos de la organización se vuelven mucho más cortas pues el nuevo integrante de la organización ya habrá conocido el contexto necesario para ser eficiente al atacar algún problema a través de un documento. Durante la llamada los miembros de la organización dando la bienvenida se pueden enfocar en responder dudas puntuales, y no en explicar los conceptos básicos que comprenden la problemática general.

Seguir el PURLÚ paga dividendos al por mayor cuando desde un documento que implementa este principio comenzamos a ligarlo con otros documentos que también lo implementan. Se crea una red de conocimiento que podemos seguir y explorar a nuestro gusto; una herramienta en extremo poderosa para conectar conocimiento.

Cuándo se debería honrar este principio

Ningún extremo es bueno. Mientras el Principio de la URL Única resulta ser bastante útil cuando es implementado de la manera correcta, no todas las comunicaciones dentro de una organización deberían de implementarlo. Y en el caso de que lo quieras implementar en tu vida personal, no todas las ideas o proyectos que tengas deberían de usarlo tampoco.

En orden de importancia, estos son los 3 factores que personalmente considero relevantes para decidir si un pedazo de información, ya sea dentro del contexto de mi trabajo o mi vida personal, necesita ser organizado en un documento que siga las características anteriores:

  1. Lo que estoy haciendo tiene valor histórico dentro del ambiente en el que se está desarrollado. Si la respuesta a la pregunta ¿necesitaré recordar esto con una estructura en particular en el futuro?, es sí, entonces necesito honrar el PURLÚ. (Ejemplo: estoy investigando un nuevo tema para la universidad, y voy recopilando información de diferentes fuentes)
  2. Existe la posibilidad de que múltiples personas necesiten consumir la información. El ejemplo más claro es el que mencioné antes, donde alguien nuevo se integra a una organización o proyecto y necesito acortar el tiempo en el que la persona puede comenzar a ser productivo con una base sólida de conocimiento.
  3. El tema en cuestión y su contexto e implicaciones pueden cambiar con el tiempo. Toma como ejemplo un manual de usuario de algún electrodoméstico o aplicación, que necesita tener apéndices con instrucciones específicas para cada nueva variación o versión del producto.

Así mismo, un chat con colaboradores no puede ser considerado un documento que sigue el PURLÚ, pues la información está en constante flujo. Un hilo de correo tampoco puede ser considerado como un documento que adopte este principio.

Ejemplos de documentos que siguen el PURLÚ

La razón por la que Wikipedia es una herramienta tan útil es precisamente porque todo lo que encuentras en el sitio sigue el Principio de la URL Única.

Tomemos como ejemplo la página para Paradoja, que es una idea extraña opuesta a lo que se considera verdadero a la opinión general. Cuando termines de leer esa página de Wikipedia tendrás todo el conocimiento relevantepara entender y explicar qué es una paradoja. Pero más importante aún, puedes observar que dentro desde la página de Paradoja, en caso de que necesites un poco más de explicación y contexto sobre qué es la retórica, con un clic estás en otro documento PURLÚ explicando otro tópico que, al asimilarlo, reforzará tu entendimiento sobre el tema en el que comenzaste: Paradoja.

Como experimento, iniciando en la página para Paradoja, y haciendo clic en 5 enlaces, me encuentro en la página de Wikipedia para Metafísica. La progresión fue Paradoja, Filosofía, Teología, Gottfried Leibniz, Filosofía analítica, Metafísica, y cada uno de esos temas tiene industrias completas, estudios y miles de personas detrás de ellos. Sin embargo están interconectados.

Otro ejemplo de documento que sigue el principio aquí descrito es este artículo mismo. ?

Conclusiones

Un documento siguiendo el PURLÚ nos permite ir tan al fondo como queramos, de manera estructurada y segura. Y como te acabo de mostrar, el quedarte con el contexto de una paradoja o la necesidad de comprender qué tiene que ver la metafísica con una paradoja (pasando por filosofía, teología, Gottfried Leibniz y la filosofía analítica), se vuelve una decisión del lector.

Pero la información ahí está, y solo necesitas recordar una URL.

Trabajo remoto: ¿Está bien no saludar en cada interacción?

Es cierre de mes más en tu trabajo remoto, y debes entregar el reporte semestral de resultados antes del fin de día. Un miembro de tu equipo posee información esencial, pero el sistema está caído. Aunque la entrega es urgente, aún cuentas con tiempo hasta las 5 PM.

Decides contactar a tu colega de manera educada para solicitar la información. Abres la aplicación de chat de la empresa (que en el mejor de los casos no es WhatsApp) y escribes: “Hola, ¿cómo estás?”. Tu colega, también bajo presión y lidiando con distracciones en casa, recibe el mensaje, pero no puede responder de inmediato.

A las 4:45 PM, tu colega finalmente responde: “bien, ¿y tú?”. Faltan solo 15 minutos para la hora límite y le pides el reporte de gastos mensual, mencionando que el sistema está caído. Sin embargo, antes de enviar el mensaje, ves que tu colega se ha desconectado, creyendo que solo querías saludar.

Ahora el reporte de resultados deberá esperar hasta el lunes. Misión fallida.

La cordialidad sí tiene un lugar en el trabajo remoto

En una organización es importante mantener una base de decencia al momento de comunicarnos con nuestros colegas y que nos llevemos bien entre todos (o por lo menos nos toleremos), ya que, después de todo, muchas veces pasamos más tiempo con la gente con la que trabajamos que con nuestras mismas familias. O por lo menos esa ese la realidad a la que muchos estaban acostumbrados en Los Tiempos Antiguos (antes del 2020, para ser concretos), cuando sí era viable y no un riesgo mortal estar en una oficina con más personas.

Hoy en día, las circunstancias mundiales han obligado a las empresas a voltear a ver el trabajo remoto no solamente como una opción viable, sino como la única herramienta a través de la cual asegurar su supervivencia. Desafortunadamente, los miles de organizaciones que han recurrido al trabajo remoto recientemente, no estaban preparadas culturalmente para hacer el cambio sin que hubiera repercusiones en la productividad percibida de los equipos afectados.

Con este cambio tan vertiginoso de modalidad de trabajo, es natural que todos estemos buscando maneras de tener un sentido de normalidad y de preservar aquellas prácticas que en la oficina nos funcionaban tan bien para mantener una base de cordialidad que funcionara. Pero lo peor que podemos hacer en circunstancias excepcionales es intentar lidiar con ellas desde perspectivas habituales.

El “pasar a ver si estabas en tu oficina” se convirtió en que nos instalaran programas que toman capturas de pantalla cada 5 minutos. El “checar la entrada” se convirtió en hacer que compartiéramos nuestra ubicación en tiempo real en el grupo de WhatsApp de la empresa. El “acercarse a preguntarte algo de rápido” se convirtió en, lo adivinaste, preguntar por chat cómo estamos.

Insostenible.

Circunstancias excepcionales requieren perspectivas excepcionales

Y la perspectiva excepcional que te quiero compartir hoy es la siguiente: En el ambiente de trabajo está bien si no saludas y simplemente pides lo que necesitas de la otra persona.

Que quede claro que esto no es una invitación a ser descortés. Más bien es una invitación a entender que cuando se trabaja de manera remota, cada quien está lidiando con su trabajo además de con su entorno.

Una de las ventajas de trabajar en una oficina es el espacio controlado específicamente diseñado para que la organización sea eficiente, pero ese beneficio se esfumó cuando se nos requirió que nos quedáramos en nuestras casas. Es muy probable que la persona con la que te estás intentando comunicar esté trabajando desde su cuarto, donde en el mejor de los casos está solo o sola mientras su familia está en otra habitación. Te dejaré la tarea de imaginarte la situación para los padres de familia que además de trabajar desde casa, deben de asegurarse de que sus hijos estén atendidos, estudiando, o entretenidos.

Cómo ser eficiente sin ser descortés

Es una de mis creencias que cualquier organización a la cual valga la pena pertenecer debe de tener arraigada en su cultura el principio de que el colaborador no es su trabajo, lo que significa que cuando se esté comunicando retroalimentación de manera sucinta, la misma debe de ser tomada a valor nominal.

Este mismo principio creo que aplica para la colaboración del día a día. Creo que debería de ser más común y socialmente aceptable, dentro de un contexto de trabajo profesional, simplemente pedir lo que se necesita de la otra persona sin la necesidad de pasar por las formalidades sociales a las que estamos acostumbrados.

Puedo preguntar cómo está mi colega, esperar unas cuantas horas, que posiblemente sean críticas, para saber que está en línea (lo que realmente me importa) y por fin cuando me conteste que está bien hacerle la pregunta.

O puedo ser profesional, responsable, y eficiente en un único mensaje:

¿En cuanto tengas oportunidad me podrías enviar el reporte de gastos del mes de octubre hasta el cierre? El sistema ha estado caído desde ayer y necesito el dato para enviar el reporte de resultados general antes de que termine el día de hoy. ¡Gracias!

Si alguien se ofende por ese mensaje, creo que hay problemas más serios por los que deberías de estarte preocupando en tu relación con ese colaborador, que una cuestión de si eres cordial o no.

Si es parte de tu naturaleza ser cordial y simplemente no lo puedes evitar, agrega un “buenos días/tardes/noches” al inicio, y ya está:

Buenas noches, ¿en cuanto tengas oportunidad me podrías enviar el reporte de gastos del mes de octubre hasta el cierre? El sistema ha estado caído desde ayer y necesito el dato para enviar el reporte de resultados general antes de que termine el día de hoy. ¡Gracias!

La belleza de la estructura del mensaje anterior es que:

  1. No estoy siendo descortés
  2. Explico con detalle lo que quiero
  3. Comunico por qué lo necesito
  4. Recalco el sentido de urgencia, y cuándo lo necesito

La persona que lea ese mensaje tiene todos los datos necesarios para que el siguiente mensaje que yo vea de él o ella sea en el que me envía la información que yo necesito.

Cómo decirle a un colega que está bien si no saluda

Si en tu organización eres la persona que recibe saludos y estás consciente que no es una manera ideal de trabajar, pero no sabes cómo decirles que no es necesario que te saluden antes de pedirte lo que necesitan de ti, te tengo una solución. De hecho, te tengo tres posibles soluciones.

La primera es que copies y le mandes este texto:

¡Hola! Bien, gracias, ¿y tú? Oye, te quería comentar que no es necesario que me preguntes cómo estoy cuando necesites pedirme algo de trabajo. De verdad siéntete con la confianza de solamente hacer la pregunta y decirme cómo te puedo apoyar, y así cuando tenga oportunidad de contestarte te tendré la respuesta para desbloquearte.

Si sientes muy seca esa respuesta, agrega lo siguiente:

Ya sabes que cuando quieras nos ponemos de acuerdo para platicar y ponernos al día. Te dejo mi número de teléfono: INSERTA TU NÚMERO DE TELÉFONO AQUÍ

Toma en cuenta que estas respuestas son bastante genéricas y puede que no sean las más apropiadas en tu situación en particular; tómalas como un punto de partida. Puedes redactar tu propia respuesta, de acuerdo a la relación que tengas con la persona en cuestión, pero asegúrate de comunicar el mensaje de manera adecuada.

La segunda es una página de internet que puedes publicar en el chat general de tu empresa como algo que te encontraste en internet: sinsaludar.me. Escribí ese contenido como un recurso que puedes usar para compartir este conocimiento de manera indirecta si no quieres verte como el aguafiestas de tu empresa. Úsalo a discreción, y compártelo libremente. 

La tercera es YaPídemeElMalditoFavor.com. También úsala a discreción, y con gente de confianza.

Conclusiones

La cultura de la empresa influye en cada uno de los procesos internos, incluido el de colaboración entre el personal. Desafortunadamente, muchos de los déficits de cultura laboral no son apreciables hasta mucho tiempo después cuando los resultados en números duros comienzan a ser menores de los ideales.

La forma en como nos comunicamos con nuestros colaboradores impacta de manera directa en los resultados que tenemos como empresa. Y aunque muchas personas puedan considerar la cordialidad una propiedad inviolable de la colaboración dentro de una organización, siempre debemos de tener bien claras las prioridades y poner en perspectiva cómo es que la organización reconocerá nuestro valor dentro de la misma: por qué tan bien nos llevamos entre nosotros, o por qué tan eficientes somos colaborando entre nosotros.

La próxima vez que un colega tuyo tenga información importante, y necesites preparar un reporte mensual, reparar una base de datos, o firmar un contrato antes de que termine el día, te invito a ser profesional, responsable, y eficiente, y pregunta por lo que necesites de tu colega siguiendo las siguientes 4 reglas:

  1. No seas descortés
  2. Explica con detalle lo que quieres
  3. Comunica por qué lo necesitas
  4. Recalca el sentido de urgencia, y cuándo lo necesitas