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Cómo tener más de 24 horas al día

Todos tenemos las mismas 24 horas en el día. Tú, que programas en Java, cuentas exactamente con el mismo número de minutos de sol que tu compañera experta en React. Ambos trabajan en la misma compañía. En el mismo proyecto, incluso. Entonces, ¿por qué pareciera que ella puede hacer más, con más calidad, mientras tú batallas por cumplir con tus entregas a tiempo?

La respuesta es que tu compañera sabe cómo sacarle más provecho a su día. No se distrae, y encontró la manera de tener más de 24 horas en el día — pareciera.

La correcta gestión del tiempo es un Soft Skill esencial para cualquier desarrollador de software que valga su peso en sal.

Si gestionas bien tu tiempo, creerás que tienes más de 24 horas disponibles cada día de lo mucho que puedes hacer. Es por eso que debes de priorizar crear espacios en los que tu creatividad pueda no solamente nacer, sino florecer. Libre de distracciones. Y es que muchas personas de la industria tienen la concepción errónea de que desarrollar software es una tarea meramente técnica. Cuando en realidad es un proceso 100% creativo.

Irónicamente, tu trabajo sucederá la mayor parte del tiempo en frente de una computadora, donde las distracciones están a la orden del día.

Por fortuna, existen estrategias que puedes implementar para que, efectivamente, puedas tener más de 24 horas efectivas en tu día.

Reclama tu tiempo

Lo primero que debes hacer es establecer reglas para que puedas ser eficiente. James Clear dice en su libro Atomic Habits: “no subes al nivel de tus metas, sino que caes al nivel de tus sistemas.”

Lo primero que debes hacer para asegurarte de que no vas a perder tiempo efectivo de tu día es controlar tu ambiente.

Apaga tus notificaciones. Tan simple como puede sonar, de verdad no necesitas estar al pendiente de todo lo que está pasando en tu compañía en todo momento. Y no, tampoco necesitas saber cuál es el último #lord en Twitter.

Cierra Slack y tu cliente de correo. De verdad, está bien. No necesitas responder de manera inmediata.

Agrega en tu calendario bloques de tiempo específicos en los que tu única tarea sea revisar tus mensajes pendientes.

Bloquea distracciones. Estar en la zona es difícil. Tu cerebro buscará cualquier oportunidad para presionar ⌘T en Chrome y comenzar a escribir “faceb”. A menos que hayas desarrollado un nivel de conciencia bastante bueno como para poder cacharte a ti mismo y detenerte, la solución más sencilla es que simplemente no puedas acceder a distracciones.

Modifica tu archivo para bloquear todos los dominios que sabes que son un agujero de conejo para ti. Aquí hay una lista de más de 2 mil dominios que Facebook usa – agrégalos y no solamente no podrás distraerte viendo memes, sino que tampoco te podrán seguir en internet. Aquí hay una de Twitter.

Si quieres un poco más de flexibilidad, puedes usar una aplicación como SelfControl, que es en esencia lo mismo.

Sé más celoso de tu tiempo. No quiere decir que tengas que decir que no automáticamente a todo, o que no te conectes a absolutamente ninguna llamada. Pero sí es bueno que te comenzaras a preguntar si realmente necesitas dedicarle tiempo a algo en medio de una sesión de debugging.

Puedes comenzar con estos tips para que evites llamadas innecesarias.

Otra técnica que me ha funcionado tremendamente es configurar mi iPhone para que las llamadas de números que no tengo registrados se vayan directamente a buzón. Puedes activar esto yendo a Ajustes > Teléfono > Silenciar desconocidos.

Estos consejos te ayudarán a no perder tiempo. Ahora veamos como puedes dar el siguiente paso y ganar tiempo.

Compra tiempo y automatiza

Puede que esta parte sea la más atractiva porque tiene que ver más con herramientas y menos con disciplina. Pero es importante que sepas que si no arreglas primero tu problema de pérdida de tiempo, los consejos en esta sección no tendrán tanto efecto.

Habiendo dicho esto…

Compra el tiempo de otros. Haz una lista de cosas que no te gusta hacer en tu día a día. Puede ser cocinar, lavar la ropa, buscar estacionamiento, hacer el súper. Cuando tengas esta lista, analiza cuánto tiempo te toma hacerlas. Saca la cuenta de cuántas horas le inviertes a estas actividades, en conjunto, a la semana.

Supón que tú ganas $50 USD por hora y surtir tu comida te toma 2 horas a la semana. Si le puedes pagar a alguien para que lo haga por ti pagando menos de $100 USD a la semana, hazlo.

Paga por herramientas que te resuelvan problemas muy específicos. Hay cientos de miles de personas que comparten el mismo tipo de problemas. Y por más oscuro que sea lo que quieras resolver, seguramente hay un servicio que lo puede hacer por ti. Considera usarlo.

Por ejemplo, en mi caso, gran parte de mi trabajo sucede en consultas con miembros de esta comunidad. Durante un tiempo intenté administrar mi agenda de manera manual, pero muy pronto me di cuenta de que mi tiempo podría estar mucho mejor empleado en otras tareas. Así que decidí dejar de preocuparme puntualmente por mi agenda, y ahora es un trabajo que hacen Calendly y Zapier por mí.

Abstrae y simplifica las tareas más repetitivas de tu día. Busca que tu workflow no sea tan complicado — mantenlo simple.

Utiliza un administrador de snippets para que no tengas que estar escribiendo lo mismo una y otra vez. En lo personal utilizo Alfred, pero podrías considerar también TextExpander, si es que buscas una herramienta más robusta.

Alfred me gusta porque también tiene un administrador de portapapeles integrado, que también es una herramienta indispensable para mí. Un administrador de portapapeles te permite tener, básicamente, un historial de todo lo que has copiado durante un determinado periodo de tiempo. Ya no te tienes que preocupar por pegar antes de copiar otra cosa. Cambia el juego completamente.

Conclusiones

No tener una buena gestión del tiempo no solamente es un problema en tu cabeza. Tiene consecuencias reales en nuestra productividad y en nuestra propia percepción de qué tan bien estamos haciendo nuestro trabajo.

El objetivo, a fin de cuentas, no es que tengas más horas al día, sino que le puedas sacar mucho más provecho a las mismas 24 horas que tengo yo y todas las demás personas en el mundo.

Si aplicas estos puntos, sí es posible que sientas que tu día ahora tiene más de 24 horas como por arte de magia. Pero no, no es magia. Es disciplina.

La diferencia entre el calendario y un to-do list

Cuando comienzas a preocuparte por organizar tu tiempo de una mejor manera, las primeras herramientas que te van a sugerir es usar un to-do list y un calendario. Un error que muchas personas cometen es asumir que estas herramientas son intercambiables, pero no es así. Ni de cerca.

La configuración más común de este error es ver tu calendario como una lista de cosas que debes hacer.

Pero tu calendario no es un to-do list.

Cuando tengas espacios grandes en tu calendario, dedícalos a atacar múltiples tareas en tu to-do list. Estas tareas no necesariamente tienen que estar relacionados con tu trabajo. En mi to-do list yo tengo cosas como “cargar audífonos” o “agendar recolección de la lavandería”.

La diferencia es sutil, pero poderosa.

En tu calendario van eventos que están atados a un horario/lugar específico. “De 9 a 10 voy a hacer mi investigación para mi nuevo artículo”. Es algo que solamente puede suceder dentro de ese horario.

En tu todo-list, agrega tu miscelánea de pendientes. “Revisar que se envió un correo” o “verificar que me hayan contestado X cosa”. No importa dónde lo haga, ni a qué hora.

¿Cómo sé si va en mi calendario o en mi to-do list?

Agrégalo en tu calendario si…

  1. Más de una persona está involucrada.
  2. Requiere un bloque de tiempo para que puedas concentrarte.
  3. Requieres estar en cierto lugar para completarlo.

Agrégalo a tu to-do list si…

  1. No importa a qué hora ni dónde lo hagas.
  2. Completar la tarea te llevará menos de 30 minutos.
  3. La entrega está sujeta a una fecha límite.

Complementos

Tanto un calendario como un to-do list son piezas integrales de un sistema de productividad. Como tales, no son exclusivas, y por el contrario, funcionan excelentemente cuando se usan en conjunto.

Imagina que te asignan un proyecto que requiere que hagas una investigación exhaustiva sobre un tema en particular. Vamos a decir que quieres conocer el ciclo de vida del plancton. Organízate de la siguiente manera:

  1. En tu to-do list crea un ítem que se llame “Entregar reporte sobre el plancton.”
  2. Asígnale tu fecha límite pactada.
  3. En tu calendario, crearás eventos de 2 horas cada día de la semana llamados “Investigar sobre el ciclo de vida del plancton”.

De este modo, tu to-do list y tu calendario se están complementando para aumentar tu productividad. Tu to-do list alimenta tu calendario, y tu calendario asegura que tengas el espacio necesario para cumplir con tu fecha de entrega.

Evitar llamadas de trabajo innecesarias: 3 consejos

“Esta llamada pudo haber sido un correo” es algo que todos hemos pensado en alguna ocasión. Independientemente de si tu equipo Google Meet, Zoom o Microsoft Teams la herramienta no es el problema. Es cómo colaboramos. Gran parte de la población mundial descubrió hace un año, por primera vez, el mundo del trabajo remoto. Lo que antes se resolvía en charlas en los pasillos de la oficina, ahora se tiene que resolver a la distancia — probablemente coordinando 2 o más husos horarios diferentes.

Desafortunadamente la transición al teletrabajo no ha sido tan suave para todos. Algunas personas y organizaciones han decidido que la única manera de sentirse productivos es (adivinaste) teniendo tantas llamadas como puedan caber en un día. De primera mano he visto amigos y familiares que vienen de industrias tradicionales que desde que comenzó la pandemia tienen llamadas constantes de 9 am a 6 pm, dejando muy poco espacio para realmente trabajar. Y lo peor, la mayoría de esas llamadas sí pudieron haber sido un simple correo.

Después de más de una década trabajando de manera remota, te quiero compartir algunas técnicas que he aprendido para evitar tener reuniones innecesarias en Zoom o Google Meet.

Bloquea tu calendario

Tan sencillo como esto. Si usas Google Calendar, debes de saber que existe la capacidad de crear un tipo de evento especial para bloquear espacio en tu calendario. Automáticamente rechazará cualquier invitación a un evento que te hagan durante ese marco de tiempo.

Personalmente bloqueo de lunes a viernes el espacio de 2 pm a 3 pm, mi hora de comida, y de 5 pm a 10 pm. Hace años que no tengo una llamada de trabajo después de las 5 pm, y mi hora de comida es sagrada.

Es posible que no uses Google Calendar, o que no tengas activada la opción para crear ese tipo de evento. En ese caso, puedes simplemente crear un evento con un nombre opaco, como “FUERA” o “NO DISPONIBLE”.

Esta solución es parcial, puesto que hay personas a las que simplemente no les importa la agenda de las demás y mandan invitaciones a eventos sin siquiera verificar si los invitados tienen disponibilidad. Pero, por lo menos, si utilizas la opción de fuera de la oficina, Google rechazará la invitación por ti.

¿Sabes qué quieres decir?

Probablemente en más de una ocasión hayas recibido un mensaje como este:

Hola, ¿cómo estás? ¿Me regalas 10 minutos para rebotar unas ideas?

La respuesta por defecto a una proposición de este tipo debería de ser “no”.

La cultura laboral latinoamericana es muy propensa a querer complacer a nuestros colegas, líderes o jefes. Se nos ha hecho creer que poner nuestro bienestar y productividad por delante es hacerle falta a la compañía. Se dice que no estamos jugando en equipo, y que no tenemos “puesta la camiseta”.

Lo que muchas personas no saben es que al decir que no a una propuesta de este tipo no estás siendo egoísta. En realidad estás ayudando a evitar perder el doble del tiempo que la persona que quiere hablar contigo cree. 10 minutos tuyos, y 10 minutos de ellos.

Dependiendo de tu situación, te invitaría a contestar la invitación a una llamada de 10 minutos con una versión de lo siguiente:

Ahora estoy algo ocupado, lo siento. Si no te molesta, déjame tus preguntas o tu idea aquí en el chat y cuando tenga tiempo la reviso y te comparto mis comentarios.

Así la otra persona se ve en la necesidad de estructurar sus ideas o preguntas para poder escribírtelas. Este proceso es primordial, pero muchas veces ignorado. ¿Sabes realmente lo que quieres decir o simplemente quieres escupir un montón de pensamientos? Este es un buen Litmus test.

Cuando comiences a emplear esta técnica para rechazar “llamadas rápidas” tendrás una epifanía. Te darás cuenta de que la mayoría de las veces, al intentar escribir las preguntas o definir la idea, se responden ellos mismos y tu opinión ya no será necesaria.

Ejerce tu derecho a rechazar invitaciones

Me atrevería a apostar que todas las aplicaciones de calendario tienen la opción de rechazar una invitación a un evento. ¿Cuántas veces has presionado ese botón?

Durante mi proceso de formación profesional creía que una invitación a un evento era algo que se tenía que tomar sí o sí. Conforme fui creciendo y agarrando experiencia me di cuenta de que, en virtud de hacer mejor mi trabajo, vale más la pena proteger mi tiempo y creatividad que tomar una llamada — en la mayoría de los casos.

Así que fui desarrollando una serie de políticas personales en las que me baso para determinar si acepto o no una invitación a un evento en el calendario. Te las comparto a continuación.

Política #1: Procuro no enviar o aceptar invitaciones para el mismo día. Soy introvertido por naturaleza, y “encender” el “modo llamada” me cuesta muchísima energía. Prefiero tener por lo menos un día de margen para poder llegar preparado y asegurarme de que puedo aportar el valor necesario a la llamada. ((Esto no siempre es posible, y hay veces en las que simplemente se tiene que entrar a la llamada — sobre todo en situaciones críticas. Ni modo.))

Política #2: Si el nombre o la descripción del evento no te dicen exactamente de qué se va a tratar la llamada, no acepto la invitación. En algunas ocasiones selecciono “Posiblemente” y respondo la invitación pidiendo clarificación sobre el propósito de la llamada. Una vez que esté claro el por qué es importante reunirnos, puedo decidir si acepto o no.

Política #3: Actualizaciones de estado se hacen por correo, no por llamadas. Las reuniones para actualizar al equipo sobre progreso son el ejemplo primordial de llamadas que pudieron ser un correo. Para estos casos, si sé que puedo hacer llegar la información que me van a pedir por correo así lo hago y rechazo la invitación. Y como manager te comparto: es liberador cuando un miembro de mi equipo me responde con un “aquí está lo que me necesitas saber” y rechaza la invitación a la llamada.

Política #4: Los horarios personales son sagrados. La hora de la comida, vacaciones y cualquier hora después de las 4 pm son intocables.

Conclusiones

El trabajo remoto fluye con muchas menos complicaciones si aceptamos la idea de que estar ocupado no es lo mismo que ser productivo. Y, te anuncio, las llamadas te mantienen ocupado.

Como con todas las herramientas, también debemos de asegurarnos que estamos usando la herramienta adecuada para resolver cada problema. Si bien tener una llamada puede sonar como un atajo para atender una situación de manera más rápida, lo cierto es que intentar resolver absolutamente todo en llamadas es contraproducente. Si pasas 8 horas en llamadas todos los días, ¿a qué hora trabajas?

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