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Equipos distribuidos: cómo propiciar una mejor colaboración

Idea principal:

El PURLÚ es un término que me inventé para fomentar una forma de trabajo más eficiente con mis colegas y los equipos a mi cargo, y establece que cualquier persona consultando un documento debería de ser capaz de comprender de manera integral el tópico en cuestión, sin cambiar la URL del navegador.

Si en algún momento del día quisieras recordar dónde guardaste cierta información, dónde se documentó cierto proceso, o el contexto dentro del cual se tomó cierta decisión en tu organización, tu equipo, o tu vida personal, ¿en dónde buscarías? ¿A quién le preguntas? ¿Por dónde comienzas a escarbar para encontrar lo que necesitas?

En tu trabajo probablemente usen Google Workspace, Office 365, o Dropbox para organizar la información del día a día, entonces pensar en algunas palabras claves e ir a buscar el documento en internet probablemente sea una idea en tu cabeza ahora mismo. Si trabajas solo, tal vez tu instinto sea buscar en tu aplicación de notas o en tu correo.

Sin embargo, no siempre tendrás acceso a estas herramientas de búsqueda avanzada para poder llegar a donde quieres de la manera más eficiente. Y probablemente estés sintiendo un poco de angustia al imaginarte una situación en tu vida personal o laboral que requiere que tengas cierta información concreta a la mano de manera inmediata, sin cuestionarte si podrás encontrarla en primer lugar.

Yo comulgo con la idea de que ser productivo significa tomar acciones concretas con el objetivo de reducir la incertidumbre en un sistema de organización de información; reducir la entropía.

Y en este caso, el PURLÚ es la respuesta.

¿Qué es el PURLÚ?

El Principio de la URL Única (PURLÚ, por sus siglas) es un término que me inventé para fomentar una forma de trabajo más eficiente con mis colegas y los equipos a mi cargo (pero que implemento en mi vida personal también desde hace mucho tiempo), y está inspirado en mi experiencia en el mundo de la ingeniería de software, donde el principio de responsabilidad única establece que un módulo dentro de un sistema debería de tener una única responsabilidad, y nada más.

Así como en ingeniería de software el principio de responsabilidad única nos protege a nosotros mismos de que los sistemas que estamos desarrollando se vuelvan difíciles de manipular, modificar, y mejorar, el PURLÚ fomenta exactamente lo mismo con el conocimiento dentro de una organización o proyecto — sea cual sea el área de aplicación.

El PURLÚ establece que cualquier persona consultando un documento debería de ser capaz de comprender de manera integral el tópico en cuestión, sin cambiar la URL del navegador.

Dicho de otra manera, asumo que un documento sigue este principio si la URL en mi navegador de internet no cambia, y aun así logro comprender el contexto al rededor, las implicaciones, y posibles ramificaciones de lo que estoy consumiendo.

Como mínimo, un documento siguiendo el PURLÚ, tiene las siguientes 5 características:

  1. Tiene una URL que puede ser guardada como bookmark, y se puede acceder a él de manera sencilla.
  2. Representa de manera clara y concisa una problemática en particular, explicando el estado del arte, motivaciones y, de ser necesario, el objetivo o cambio que se desea para mejorar el tema en cuestión.
  3. Provee el contexto necesario para entender las implicaciones del tema en cuestión, sin entrar en detalle microscópico de cada uno de los factores relacionados.
  4. Incluye referencias a otros documentos que provean información más detallada sobre el contexto dentro del cual se desarrolla la temática.
  5. Guarda un historial con marcas de tiempo de las modificaciones que se le han hecho al documento.

Cómo agrega valor el PURLÚ

Cuando asimilé el PURLÚ y comencé a implementarlo en mi trabajo y mi vida personal, automáticamente sentí que el nivel de confianza que tenía en las áreas que son de mi interés y/ó mi responsabilidad aumentó considerablemente. Ahora, cada una de las preguntas que propuse al inicio de este artículo, tienen una respuesta sencilla: el documento.

Un documento que sigue el PURLÚ elimina todas las dudas sobre cómo le debemos de dar seguimiento a un tema en particular. La teoría de diseño de sistemas de información promueve una práctica llamada Single source of truth, que establece que la información estructurada dentro de un sistema necesita ser editado en un solo lugar para que los cambios se vean reflejados transversalmente en todo el sistema. PURLÚ.

Integrar el Principio de la URL Única en nuestro workflow también aumenta considerablemente la velocidad con la que podemos integrar personas a nuestro equipo de trabajo — especialmente hoy en día, que las probabilidades de trabajar con alguien en un huso horario diferente al nuestro se han vuelto exponencialmente más grandes.

Al tener un documento donde se ha recopilado toda la información relevante para comunicar un tema de manera eficiente, se elimina mucha de la fricción inherente que conlleva agregar un colaborador a una organización que trabaja de manera remota.

Las llamadas para sincronizar ideas, o comunicar procesos de la organización se vuelven mucho más cortas pues el nuevo integrante de la organización ya habrá conocido el contexto necesario para ser eficiente al atacar algún problema a través de un documento. Durante la llamada los miembros de la organización dando la bienvenida se pueden enfocar en responder dudas puntuales, y no en explicar los conceptos básicos que comprenden la problemática general.

Seguir el PURLÚ paga dividendos al por mayor cuando desde un documento que implementa este principio comenzamos a ligarlo con otros documentos que también lo implementan. Se crea una red de conocimiento que podemos seguir y explorar a nuestro gusto; una herramienta en extremo poderosa para conectar conocimiento.

Cuándo se debería honrar este principio

Ningún extremo es bueno. Mientras el Principio de la URL Única resulta ser bastante útil cuando es implementado de la manera correcta, no todas las comunicaciones dentro de una organización deberían de implementarlo. Y en el caso de que lo quieras implementar en tu vida personal, no todas las ideas o proyectos que tengas deberían de usarlo tampoco.

En orden de importancia, estos son los 3 factores que personalmente considero relevantes para decidir si un pedazo de información, ya sea dentro del contexto de mi trabajo o mi vida personal, necesita ser organizado en un documento que siga las características anteriores:

  1. Lo que estoy haciendo tiene valor histórico dentro del ambiente en el que se está desarrollado. Si la respuesta a la pregunta ¿necesitaré recordar esto con una estructura en particular en el futuro?, es sí, entonces necesito honrar el PURLÚ. (Ejemplo: estoy investigando un nuevo tema para la universidad, y voy recopilando información de diferentes fuentes)
  2. Existe la posibilidad de que múltiples personas necesiten consumir la información. El ejemplo más claro es el que mencioné antes, donde alguien nuevo se integra a una organización o proyecto y necesito acortar el tiempo en el que la persona puede comenzar a ser productivo con una base sólida de conocimiento.
  3. El tema en cuestión y su contexto e implicaciones pueden cambiar con el tiempo. Toma como ejemplo un manual de usuario de algún electrodoméstico o aplicación, que necesita tener apéndices con instrucciones específicas para cada nueva variación o versión del producto.

Así mismo, un chat con colaboradores no puede ser considerado un documento que sigue el PURLÚ, pues la información está en constante flujo. Un hilo de correo tampoco puede ser considerado como un documento que adopte este principio.

Ejemplos de documentos que siguen el PURLÚ

La razón por la que Wikipedia es una herramienta tan útil es precisamente porque todo lo que encuentras en el sitio sigue el Principio de la URL Única.

Tomemos como ejemplo la página para Paradoja, que es una idea extraña opuesta a lo que se considera verdadero a la opinión general. Cuando termines de leer esa página de Wikipedia tendrás todo el conocimiento relevantepara entender y explicar qué es una paradoja. Pero más importante aún, puedes observar que dentro desde la página de Paradoja, en caso de que necesites un poco más de explicación y contexto sobre qué es la retórica, con un clic estás en otro documento PURLÚ explicando otro tópico que, al asimilarlo, reforzará tu entendimiento sobre el tema en el que comenzaste: Paradoja.

Como experimento, iniciando en la página para Paradoja, y haciendo clic en 5 enlaces, me encuentro en la página de Wikipedia para Metafísica. La progresión fue Paradoja, Filosofía, Teología, Gottfried Leibniz, Filosofía analítica, Metafísica, y cada uno de esos temas tiene industrias completas, estudios y miles de personas detrás de ellos. Sin embargo están interconectados.

Otro ejemplo de documento que sigue el principio aquí descrito es este artículo mismo. 😉

Conclusiones

Un documento siguiendo el PURLÚ nos permite ir tan al fondo como queramos, de manera estructurada y segura. Y como te acabo de mostrar, el quedarte con el contexto de una paradoja o la necesidad de comprender qué tiene que ver la metafísica con una paradoja (pasando por filosofía, teología, Gottfried Leibniz y la filosofía analítica), se vuelve una decisión del lector.

Pero la información ahí está, y solo necesitas recordar una URL.

Escrito por
Oscar Swanros
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