Cuando comienzas a preocuparte por organizar tu tiempo de una mejor manera, las primeras herramientas que te van a sugerir es usar un calendario y un to-do list. Un error que muchas personas cometen es asumir que estas herramientas son intercambiables, pero no es así. Ni de cerca.

La configuración más común de este error es ver tu calendario como una lista de cosas que debes hacer.

Pero tu calendario no es un to-do list.

Cuando tengas espacios grandes en tu calendario, dedícalos a atacar múltiples tareas en tu to-do list. Estas tareas no necesariamente tienen que estar relacionados con tu trabajo. En mi to-do list yo tengo cosas como “cargar audífonos” o “agendar recolección de la lavandería”.

La diferencia es sutil, pero poderosa.

En tu calendario van eventos que están atados a un horario/lugar específico. “De 9 a 10 voy a hacer mi investigación para mi nuevo artículo”. Es algo que solamente puede suceder dentro de ese horario.

En tu todo-list, agrega tu miscelánea de pendientes. “Revisar que se envió un correo” o “verificar que me hayan contestado X cosa”. No importa dónde lo haga, ni a qué hora.

¿Cómo sé si va en mi calendario o en mi to-do list?

Agrégalo en tu calendario si…

1. Más de una persona está involucrada.
2. Requiere un bloque de tiempo para que puedas concentrarte.
3. Requieres estar en cierto lugar para completarlo.

Agrégalo a tu to-do list si…

1. No importa a qué hora ni dónde lo hagas.
2. Completar la tarea te llevará menos de 30 minutos.
3. La entrega está sujeta a una fecha límite.

Complementos

Tanto un calendario como un to-do list son piezas integrales de un sistema de productividad. Como tales, no son exclusivas, y por el contrario, funcionan excelentemente cuando se usan en conjunto.

Imagina que te asignan un proyecto que requiere que hagas una investigación exhaustiva sobre un tema en particular. Vamos a decir que quieres conocer el ciclo de vida del plancton. Organízate de la siguiente manera:

1. En tu to-do list crea un ítem que se llame “Entregar reporte sobre el plancton.”
2. Asígnale tu fecha límite pactada.
3. En tu calendario, crearás eventos de 2 horas cada día de la semana llamados “Investigar sobre el ciclo de vida del plancton”.

De este modo, tu to-do list y tu calendario se están complementando para aumentar tu productividad. Tu to-do list alimenta tu calendario, y tu calendario asegura que tengas el espacio necesario para cumplir con tu fecha de entrega.